Fem ovärderliga konferenstips inför planeringen
En konferens behöver planeras in i minsta detalj för att bli så framgångsrikt genomförd som möjligt. Allt från lokal till mat och tidsschema behöver gås igenom detaljerat, så att allting är på plats och verkligen löper såsom man önskar. Här är fem konferenstips för dig som skall planera en konferens.
5 viktiga konferenstips att ha i minnet vid planeringen
1. Var ute i god tid
Jakten på den perfekta platsen för konferensen är inget arbete gjort i en handvändning och konkurrensen om pärlorna är hård. Därför är det av stor vikt att man börjar i tid med planeringen. Var skall den hållas? I vilken typ av miljö vill man vara och vilka krav ställer du på arrangören? Desto mer specifika önskemål man har, desto viktigare är det att man börjar i god tid.
2. Var ärlig när du sätter agendan – Håller den?
Man vill gärna hinna med så mycket som möjligt när man väl håller konferensen och därför är det lätt att man förivrar sig och sätter ett för tight schema där minsta försening gör att saker inte hinns med eller utförs på ett bra sätt. Fundera på vad som skall prioriteras och planera efter den ordningen.
3. Glöm inte att planera in tillräckligt med pauser
En lyckad konferens skall vara givande och utvecklande för alla deltagare. Den intressantaste konferensen förvandlas lätt till en pina om pauserna glömts bort i planeringen. Det är önskvärt att alla deltagare är uppmärksamma och pigga under mötena och därför är det väldigt viktigt att de däremellan får chansen att andas och återhämta sig. Planera hellre in många korta pauser än en lång. Det kommer konferensen att tjäna på.
4. Blanda aktiviteter med möten
En konferens behöver vara något mer än möten staplade på varandra för att anses som lyckad. Varva aktiviteter med möten så att deltagarna får en chans att lära känna varandra och ha roligt tillsammans.
5. Glöm inte att utvärdera
Vad var bra? Vad fungerade mindre bra? Dokumentera och utvärdera konferensens alla moment och gå tillbaka till dokumentationen inför planeringen av nästa konferens. Man kan alltid förbättra även den bästa upplevelsen.