Förbered konferensen väl – Det underlättar allt!
Innan man skall gå ut med information om den konferens man tänkt sig, är det bra om man kan ha gjort klart en hel del i förväg. Detta underlättar en hel del för alla inblandade i och med att det ofta kommer en hel del önskemål och undringar när man väl släpper en inbjudan. Se till att ha klart en grundstruktur så det går att ge ytterligare information om det skulle krävas. Vill man höra åsikter och förslag från de man jobbar tillsammans med, kan man nöja sig med att berätta vad för ramar som finns. Kanske är det att ni skall vara på Lidingö och att det rör våren. Allt annat kan man komma överens om tillsammans. Dock är detta inte någonting man slaviskt måste följa utan en rekommendation för den som vill ha med övriga medarbetares önskemål i sin planering.
Tänk på att det måste finnas utrymme för att ändra i din planering när du väl kommer ut med inbjudan till dina kollegor och medarbetare. Det finns alltid saker som man inte kan stuva om hur som helst och det är viktigt för sammanhållning och teamkänsla att alla på jobbet kan vara med vid er konferens!
En eller fler dagar?
När man skall utforma en konferens kan man börja med att tänka på hur lång denna skall vara. Det är många som har bilden av att en konferens innebär övernattning i en eller flera nätter. Dock är det inte tvunget att man utformar sin konferens på detta sätt utan man kan lika väl boka en konferens för en heldag. Väljer man detta alternativ kan man göra det enkelt för sig och välja vilken lokal man vill på Lidingö så länge den har alla de grundförutsättningar som ni behöver för att kunna ro iland det ni tänkt. En populär anläggning som allt fler fått upp ögonen för är konferens på Blue Hotel!
När man håller en endags-konferens kan man välja att förlägga den på arbetstid vilket innebär att alla kommer att vara med. Förvisso behöver man också täcka upp för allt det arbete som inte kommer att bli gjort under denna dag, men det är ofta någonting som man kan hinna ikapp senare i månaden. Väljer man istället att ha en traditionell konferens som inkluderar övernattning, restaurang och aktiviteter, kan man få en hel del arbete med förberedelser. Dels skall man ordna med resor, men även mat och bokningar. Även om det kan tyckas som en hel del arbete, är det oftast en investering av tid och pengar som man kan få tillbaks i form av mer effektivitet och ökad lojalitet! En konferens har en stor effekt på vardagliga arbetsuppgifter och samarbeten.
Har man bestämt sig för att den konferens man bjuder in till skall hålla på i ett par dagar, är det viktigt att också ta upp frågan om huruvida det är obligatoriskt eller inte. Det finns många som mer än gärna åker på konferens under en helg, medan det finns andra som inte är intresserade av att tumma på sin lediga tid. Om man inte betalar ut lön för tiden som man tillbringar på konferens kan man inte heller kräva att någon skall deltaga. Givetvis kan man ta upp anmälan från de som vill vara med så man inte bokar för många rum och kuvert i fråga om övernattning och mat. Om det finns personer som inte vill åka med, är det bara att beklaga. Detta är någonting som man lätt kan missa när man planerar för en konferens. Förvisso är det inte gratis att betala lön under en helg på konferens, men det är fråga om en investering som många gånger är värd priset!