Verktygslåda för planering av en konferens
När man ska boka en konferens är det viktigt att planera ett par saker, det gör att målen med konferensen har större chans att uppnås. Att åka på konferens för sakens skull kan förvisso vara trevligt, dock ger en motiverad konferens där dina deltagare även vet målen med mötet i slutändan något att fokusera på. Här följer en enkel “verktygslåda” sedan är det upp till er hur ni väljer att använda denna. Den kan användas som ett checklista eller så kan ni utveckla den efter ert behov och era erfarenheter. Nedan följer en kortfattad summering av vad ni bör tänka på från att planeringen startar till avslutad konferens och uppföljning.
Kortfattad checklista för din konferens
- Agenda – hur ska denna utformas?
- Budget – hur ser denna ut och vad är viktigast?
- Läget på konferensanläggningen
- Utrustning – finns allt ni behöver på plats?
- Transport till och från anläggningen
- Restaurang eller catering – samt specialkost
- Aktiviteter på plats
- Möjlighet till övernattning
- Alkoholförtäring – vad finns på plats?
- Delar ni konferensanläggningen med andra företag?
- Begär offert
- Hur avslutar ni konferensen?
Uppföljning – det viktigaste verktyget för att bi ännu bättre
När konferensen väl är avslutad är det viktigt att ni följer upp vad era medarbetare/deltagare tyckte var bra och vad de tyckte var mindre bra. Många glömmer bort denna del som är den viktigaste för att ständigt kunna bli bättre. Är det exempelvis en årligt återkommande konferens finns för er en stor behållning i att få veta hur era deltagare upplevde alla olika delar under konferensen. Detta för att behålla det som var bra, slipa på det som var mindre bra och kanske helt ta bort delar som era deltagare uppfattade som misslyckat.
Att utföra en uppföljning är en del i efterarbetet med om denna inte sammanställs och analyseras är den till föga hjälp för er att bli bättre. Ta era deltagares åsikter på allvar och ge dem en bättre upplevelse kommande konferens. Genom detta säkerställer ni inte bara en bättre upplevelse för era deltagare utan får dem även att känna att de är med och påverkar i företaget. Genom att låta deltagarna vara med att påverka och få känna sig hörda får man även gladare medarbetare.
Återkoppla till konferensanläggningen
Många konferensanläggningar har som rutin att återkoppla till sina konferensgäster hur de upplevde mötet och om ni fick ut det som ni förväntat er, reflektera tillsammans med din konferensanläggning, de är i många och mycket experter på möten. När det är dags för en ny konferens kanske ni blivit fäst vid den ni nyligen var på. Det kan vara något man fastnar extra mycket för till exempel den trevliga Mälarsalen på Friiberghs Herrgård med sin storlek och plats för 100 personer. På Friiberghs hittar du även det annorlunda stenköket att mötas i. Ibland kan det vara smådetaljer som avgör när man fångad av en konferensanläggning.